EDI (Electronic Data Interchange), iki firmanın sipariş, sipariş yanıtı, irsaliye ve fatura gibi belgeleri insan müdahalesi olmadan değiştirmesini sağlar. Büyük zincirler ve üreticiler tedarikçilerinden çoğu zaman “EDI’ye geçin” der; aksi halde portal, e-posta veya manuel giriş zorunlu kalır.
EDI tek başına bir yazılım ürünü değildir. Bir belge standardı (örneğin ORDERS, DESADV, INVOIC), bir iletişim kanalı (AS2, SFTP, VAN) ve sizin ERP veya özel yazılımınızdaki iş kuralıdır. Belge geldiğinde stok düşecek mi, fiyat farkı reddedilecek mi, depo sevk emri oluşacak mı — bunlar sizin sürecinizdir.
En sık kırılan nokta, EDI kutusunun ERP’den kopuk durmasıdır. Gelen sipariş bir XML veya düz metin olarak iner, biri Excel’e aktarır, sonra ERP’ye yeniden yazar. Bu adım hem gecikme hem hata üretir. Doğru model: EDI belgesi doğrulanır, iş kuralına göre ERP’ye yazılır, hata kuyruğu izlenir.
Başlamadan önce üç soruyu netleştirin: müşteri hangi belge setini istiyor, sizin kaynak sisteminiz nedir, kim hatalı belgeyi düzeltecek. DevOrtak tarafında mevcut ERP’yi değiştirmek zorunda değilsiniz; belgeyi sizin sisteminizin anlayacağı kayda çeviren bir entegrasyon katmanı kurulur.
Ölçülebilir sonuç: ilk siparişin sisteme düşme süresi, manuel düzeltme oranı ve reddedilen belge sayısı. Bu üç gösterge, “EDI’ye geçtik” iddiasının gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.